ارشادات لقيادة الاجتماع الفعال ج2

لا تدع شيئاً للصدفة
من الأفضل محاولة إيجاد البدائل في حال حدوث أي ظرف مفاجئ قد يهدد بإلغاء الاجتماع فمثلاً وجود مولد كهربائي إضافي في حالة انقطاع الكهرباء ، ثم قم بعمل نسخة لأهم النقاط في الإجتماع على وسيلة أخرى للحفاظ عليها من الضياع، وأرسل الموضوع العام للاجتماع إلى أعضاء الاجتماع قبل عمل الاجتماع بزمن كافي، واهتم بترتيب الأعضاء، ويمكن أن تقوم بترتبيهم من حيث أهمية مشاركتهم في الإجتماع:
فمثلاً الذي يقوم بمساعدتك في الشرح على جهتك اليسرى، والمسئول عن إعدادات الأجهزة التوضيحية على الجهة اليمنى.
أن تجعل أعضاء كل قسم اذا كانوا أكثر من شخص بجانب بعضهم حتى يتبادلوا الآراء فيما بينهم إذا لزم الأمر.

اجعل بدء الإجتماع في الموعد المحدد له
لا تحاول التأخير في الاجتماع حتى وإذا لم يحضر إلا فرداً واحداً، ولا تنتظر أحداً وذلك كخطوة عملية منك لإثبات مدى قيادتك للاجتماع والتحكم فيه، ولن تجعل اجتماعك يتوقف على ظروف باقي الأعضاء ورغباتهم.

تشارك مع أعضاء الاجتماع
لا ينجح الاجتماع بالتحدث عن سبب الاجتماع وأهدافه فقط وكأنهم في حصة مدرسية، ولكن الهدف من الاجتماع هو المشاركة والتفاعل بين أعضاء المؤسسة حتى يتم الخروج بأفضل النتائج، وحتى تحقق ذلك يمكنك أن توجه الأسئلة على الأعضاء المتواجدين حول أهم شيء تحدثت عنه، أو ما هو الهدف من الاجتماع في محاولة للحصول على انتباههم وتفاعلهم.

يمكنك أن تستفسرعن آرائهم في المقترحات المقدمة وتشجيع إبداء الرأى دون أن تنحاز لرأيك أو مقترحاتك إلا أن يكون تحيزاً موضوعياً، وإشعال جو الحماس بأن يقدم كل عضو الحل أو الاقتراح المختلف عما قيل في الاجتماع حتى يتم الوصول إلى هدف الاجتماع، والتعقيب عليه بكلمة جيدة للتحفيذ وفي نهاية الاجتماع يمكنك أن تطلب منهم أن يكتب كل شخص رأيه في المقترحات التي القاها جميع الأعضاء والمقترحات الرئيسية وتغطية أهم النقاط  من خلال وجهة نظره.

لمشاهدة الجزء الثالث من المقال اضغط هنا