الفن والمهارة في تدوين محضر الاجتماع ج2

قم بتسجيل الحضور
يجب أن تقوم بكتابة أسماء الذين يشاركون في الاجتماع، ويتغير اسلوب تسجيل المشاركين على حسب حجم الاجتماع، ففي الاجتماعات الكبيرة قم بتوزيع ورقة تم تجهيزها قبل ذلك  لهذا الغرض تحتوي على جدول بسيط لتسجيل البيانات الأساسية للحضور والأقسام واللجان التي يتبعون لها، مع كتابة ملاحظة هامة عليها بضرورة أن يتم إرجاعها إلى شخص معين حتى لا تختفي وسط الاجتماع. لكن في حالة الاجتماعات الصغيرة فيتم الإكتفاء بكتابة المتواجدين في محضر الاجتماع.

قم بقراءة الأجندة التي تخص الاجتماع
ربما يود المدير أن تقرأ أجندة الاجتماع حيث تحتوي أجندة الاجتماع على أهم النقاط التي يتم طرحها للمناقشة في الاجتماع، فلابد من قراءة الأجندة على الحضور ثم ترك المجال لإجراء أي تغييرات على الأجندة من إضافة موضوع أو حذف أو إعادة تنظيم المواضيع التي تطرح للمناقشة أثناء الاجتماع.

عليك أن تحتفظ بمحضر الاجتماع السابق
من الضروي أن تستقدم معك محضر الاجتماع السابق، فربما يطلب منك مدير الاجتماع أن تقرأه على الحضور للوقوف على آخر المستجدات التي توصلو اليها، وأيضاً لمتابعة مدى التقدم في المهام التي تم التكليف بها في الاجتماع السابق، ومن الأفضل أن تأتي  بنسخ من المحضر السابق، وتقوم بتوزيع هذه النسخ على الحاضرين قبل بداية الاجتماع.

كن مختصراً ولا تقوم بكتابة كل شئ
لا تكتب أى تفاصيل غير مهمة، البعض يعطي مجهود كبير لكتابة جميع الكلام الذى نوقش في الاجتماع وهذا غير مطلوب بالمرة، فكل ما عليك هو أن تدون النقاط الرئيسية والقرارات التي اتخذت وما تم التوصل إليه أخيراً، فأحياناً قد يستغرق مناقشة نقطة غير أساسية لمدة ساعة ، لذا يجب أن تكتفي فقط بكتابة النقاط المهام دون النظر إلى الأحاديث أو المناقشات التي ليس لها صلة بأجندة الاجتماع.

لمشاهدة الجزء الثالث من المقال اضغط هنا